Como reduzir custos trabalhistas em uma empresa?
Manter uma empresa estável financeiramente não é uma tarefa muito fácil, por isso, revisar e fazer ajustes no planejamento do seu custo operacional periodicamente, com o objetivo de tornar a empresa mais enxuta e rentável é fundamental.
Uma das formas de equilibrar as contas é reduzindo os custos com os colaboradores(funcionários) da empresa. Com isso, um bom planejamento pode corrigir erros de aplicação das leis trabalhistas, má gestão no controle de horário da equipe, equívocos nos recolhimentos de encargos sociais e melhor gerenciamento do passivo trabalhista da organização.
É neste panorama que os empresários ou gestores devem buscar apoio jurídico para análise e desenvolvimento de um processo de compliance trabalhista que efetivamente reduza os custos operacionais com pessoal e a prevenção de passivo trabalhista.
COMO FUNCIONA O COMPLIANCE TRABALHISTA?
Este planejamento visa estabelecer procedimentos que contribuam com a gestão de pessoal, fiscal e tributária, de forma a evitar futuras ações judiciais, otimizar as operações da empresa e também avaliar os recolhimentos fiscais realizados de forma indevida.
Além disso, o compliance trabalhista verifica questões como:
- Elaboração de políticas internas para identificar e prevenir falhas com a gestão de pessoas;
- Relacionar todas as relações de trabalho e identificar a aplicação mais vantajosa de contratos de trabalho a cada grupo de trabalhadores, de acordo com o perfil de seus postos de trabalho;
- Desenvolvimento de escalas de trabalho de acordo com a especificidade de cada atividade desenvolvida pela empresa, de forma a diminuir o pagamento de horas extras e noturnas; acordo de compensação e prorrogação de jornada de trabalho; controle efetivo do horário trabalhado, de acordo com cada atividade profissional;
- Elaborar programas de treinamentos para os profissionais dos recursos humanos, esclarecendo a legislação trabalhista e previdenciária aplicável à empresa;
- Oferecer contratos de trabalho detalhados e com clareza sobre os direitos e deveres dos funcionários;
- Atualizar as regras para todos os documentos legais a serem exigidos dos funcionários conforme a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o impacto que a nova lei trará para a relação de trabalho;
- Realizar auditoria internas com objetivo de revisar as questões trabalhistas e propor eventuais mudanças conforme legislação em vigor;
- Promover manuais e cartilhas de procedimentos internos para todos os colaboradores da empresa;
- Elaborar um controle eficaz dos débitos trabalhistas de acordo com a natureza de cada obrigação;
- Elaborar um controle das obrigações fiscais, as quais são obrigatórias para a maioria das empresas, como o eSOCIAL, GFIP, CAGED, RAIS, dentre outras.
Nota-se que é um suporte avançado para o empresário ou gestor ter uma boa visão de como sua empresa está se comportando frente as questões trabalhistas e previdenciárias, de modo a facilitar na elaboração de estratégias para redução de custos.
Contudo, não podemos pensar apenas no futuro e deixar de lado os eventuais equívocos cometidos no passado pela empresa. Por isso, algumas medidas devem ser tomadas a respeito do que foi feito no passado, são elas:
- Revisar as escriturações dos impostos e contribuições sobre a folha de pagamentos ou em alguns casos, as contribuições sociais sobre a receita bruta de forma a identificar eventual passivo fiscal a descoberto, que possa prejudicar as contas da empresa;
- No caso do não recolhimento de encargos sociais ou trabalhistas no passado, é possível propor denúncia espontânea para o Fisco. Dessa forma a empresa poderá quitar os débitos com descontos de juros e multas;
- Analisar a possibilidade de optar por parcelamentos de tributos ou encargos sociais em atraso sobre a folha de pagamento; e
- Reavaliar a escrituração dos impostos e contribuições, de modo a identificar possíveis valores pagos a maior ou indevidamente e que possam ser restituídos ou compensados.
Além dessas questões técnicas que podem economizar um bom dinheiro e reduzir os riscos com eventuais processos judiciais, diante de um novo panorama nas atividades comerciais por conta da pandemia, também é possível para algumas atividades da empresa, colocar os trabalhadores em regime de home office.
COMO APLICAR O REGIME DE HOME OFFICE NA MINHA EMPRESA PARA REDUZIR CUSTOS?
- Elabore um termo aditivo para concretizar a alteração do contrato de trabalho (isso é para os colaboradores que estavam em regime presencial), mesmo que provisória;
- No termo aditivo é necessário constar o consentimento do colaborador, ou seja, ele deve concordar com a mudança e com as regras ali previstas, bem como o tempo de disposição diário que o colaborador desenvolverá sua atividade, isentando o empregador do pagamento de horas extras e noturnas;
- Estabeleça as atividades que serão exercidas nessa nova modalidade e preferencialmente, a forma de cumprimento e acompanhamento;
- Estabeleça com clareza as responsabilidades pelos custos relacionados a execução do trabalho e os custos para adaptação (isso não impede alguma ajuda de custo para readaptar o empregado no novo formato, mas deve estar bem descrita); e
- O retorno ao modo presencial, na ocorrência de fatos supervenientes ou de interesse do empregador, deve também estar previsto no contrato, para que haja o consentimento prévio do empregado.
Por fim, sabemos que no atual cenário competitivo do setor empresarial, um planejamento adequado e capaz de reduzir custos dentro das normas legais, pode fazer toda a diferença no preço final do produto ou serviço, além de proporcionar um maior resultado econômico.
Portanto, é importante estar atento às oportunidades que a legislação oferece e as atualizações capazes de beneficiar sua atividade empresarial.
Ficou com dúvidas sobre esse assunto? Nossa equipe conta com advogados altamente qualificados para lhe ajudar, será um prazer em orientá-lo!
